Продуктовый ИТ-аутстаффинг: как из 150 подрядчиков выбрать того, с которым долго и счастливо

Искал золото, а нашёл… Лучше бы не находил

Аналитики прогнозируют рост объёмов рынка аутстаффинга ИТ-персонала на 18% до 265 млрд рублей в 2024 году по сравнению с прошлым годом. Для ИТ-компаний это замечательная новость — потенциально они смогут увеличить финансовые результаты на 20-25%, особо не нагружая себя заботами. Или не всё так однозначно?

Как понимаете, в эту игру могут играть двое. И вторым главным персонажем будете вы — клиент, который стремится на выгодных условиях работать с эффективным поставщиком. Как найти такого среди сотен однотипных?

Многие ИТ-агентства предлагают аутстаффинг программистов как основную или смежную услугу. Для кого-то это дополнительный доход, кто-то выбрал стратегию кадрового агентства. В таком случае польза от привлечения внешних специалистов невелика: нет заинтересованности со стороны аккаунт-менеджеров или самих аутстафферов.

А что важно для вас? Скорее всего, высокий перфоманс, закрытие задач, диверсификация ресурсов, влияние если не на бизнес-метрики, то на производительность команды. И зачастую низкий уровень стандартов по рынку — причина, по которой порог входа становится выше, а настороженности по отношению к новым поставщикам ИТ персонала — больше.

‍

Bы как клиент не можете быть на 100% уверенным в качестве услуги до старта и пока специалисты не отработают несколько месяцев. Получается, каждый подписанный поставщик потратит от одного до трёх месяцев, и в случае неуспеха цикл придётся повторить.

Продуктовый подход к ИТ-аутстаффингу

Как сэкономить время и ресурсы ещё до тендера или до старта поиска?

Первое. Сформулируйте, что вам нужно на самом деле. Закрыть несколько позиций — только верхушка айсберга.

• У вас недавно был релиз MVP. Сейчас ресурсы ограничены, и вы хотите тестировать новые гипотезы с привлечением внешних программистов и аналитиков.
• Вам предстоит масштабная работа по оптимизации или обновлению сервиса, а сильных senior python-разработчиков в моменте не найти.
• Вам не хватает кадров для закрытия специфических задач.

И хотя базовые требования к исполнителю одинаковы, акцент на скиллах и опыте специалистов, специфика компании, будут различаться.

Формулирование цели поможет уже на старте отсеять совсем нерелевантные входящие обращения или сэкономить время на оценку выбранных самостоятельно.

Вспомните из своего опыта, когда вам предлагали купить разработчиков и тестировщиков, и как часто не попадали в ожидания? И как долго вы искали замену?

Действия поставщика и качество его услуг влияют на вас. Это не только про долгосрочное сотрудничество, но и про развитие бизнеса.

Второе. Спросите, какие данные отслеживает аутстаф-подрядчик.

«Зелёный» флаг — если поставщик ведёт статистику по своей работе. Вы получаете более конкретные данные и на их основе формируете свои ожидания.

Я в компании выступаю в роли продакт оунера. Внимательный читатель заметит, что роль владельца продукта для сервисной компании не совсем типична. Давайте разбираться:

• Продукт может быть материальным (товар) и нематериальным (услуга). Аутстаф ИТ-специалистов — это услуга, у которой есть пользователи или потребители.
• Пользователи — не мифические b2b-компании, а вполне конкретные люди на должностях.
• У каждой должности свои ожидания от услуги. В понимании этих ожиданий и действий, направленных на решение конкретных задач, лежит ключ к росту.

Мы понимаем, с каким предложением выходим к каждой из роли, и какие задачи предстоит решить. Нельзя просто отдавать ИТ-специалистов и надеяться, что они проработают полгода или год. Процессом можно и нужно управлять, хоть и остается доля неопределенности. Мы развиваем услугу ИТ-аутстафа как продукт и предлагаем этот продукт клиентам.

Идея что-то собирать и считать пришла не сразу. Сначала пробовали проводить кабинетные исследования, брейнштормили с командой,  как нам выйти на высокий уровень услуги.

Потом поняли, что не можем видеть всей картины целиком, в том числе повторяя за конкурентами. И стали интересоваться у клиентов.

Какие проблемы нашли:

• Неклиентоцентричность: просто отправляют СV кандидатов с рынка без гарантий, что те хорошо себя проявят,
• Разночтение по конверсии и другим метрикам, например, грейда специалиста,
• Централизованный найм и долгий процесс согласований — когда проще найти в штат,
• Нет гарантий, что ИТ аутстаффер будет заинтересован в продукте, даже если это синьор или тимлид. А хочется заряженного драйвера внутри.

И это только часть. Что с этим делать? Мы научились вытаскивать из похожих вопросов актуальные потребности конкретных клиентов, чтобы собрать из них как из пазлов более полную картину.

И нам как исполнителям важно вовремя получать обратную связь о качестве услуги, чтобы мы могли выйти с решением. Или быть в курсе обновлений, в том числе, если ваши потребности изменились за год-два сотрудничества.

‍

Третье. Определите квалификационные требования.

Актуально для тендеров, но часть критериев может быть использована и стартапами. Проводите оценку компании по штату, выручке, размеру клиентов (например, с оборотом Х млн в год). Формальные зафиксированные требования помогут вам сфокусироваться на компаниях-кандидатах, которые с большей вероятностью предоставят услугу на должном уровне.

Среди категорий критериев могут быть:

• Минимальные — оборот, клиенты, с которыми работал. Бонусные баллы за рекомендательные письма, отзывы, контакты.
• По процессу закупки: ценовые предложения, КП и их соответствие с грейдом/рынком.
• Оценочные: ставки, штат, количество клиентов с определённым оборотом.

Здесь мы опустим критерии менеджеров по закупкам и общие принципы отбора поставщиков: финансовые показатели, численность специалистов, портфолио и прочее. А сфокусируемся на тех метриках, которые влияют на эффективность подрядчиков, и которые не применяются на рынке как метод сравнения поставщиков и оценки их отдачи.

ИТ-аутстаффинг 2025: Скорость, конверсия, стабильность команд, SLA

Благодаря таким кастдевам и исследованиям мы получили достаточно фактуры, чтобы изменить процессы.

Основной тезис: клиенту нужна уверенность, что услуга будет выполнена в в соответствии с ожиданиями, и не нужно будет работать в непредсказуемых и непрочных условиях, когда в больших компания много дедлайнов, сроков и KPI.

Мы не можем просто обещать, что с нами раз и навсегда. Поэтому подкрепляем обещания данными.

Разберём устойчивую пирамиду, которая помогает доказывать результативность нашей услуги-продукта.

Скорость закрытия

Сроки — универсальная боль. Это всегда вопрос: сколько времени придется потратить, прежде чем мы закроем позицию?

У многих заказчиков десятки аккредитованных поставщиков, а в тендерах 100-200 откликов подобных компаний. При этом не все компании заинтересованы в работе (или попросту не могут, не оценили свои силы): на словах может быть всё отлично, а отрабатывать реальные предложения не хотят. Вот и получается, что висят для количества.

Или другая ситуация. Рекрутеры на протяжении нескольких недель говорят, что кандидатов нет, а проект стоит на месте. Тогда и от поставщика ожидания выше, ведь нужно показать скорость х3 относительно самостоятельного рекрутинга.

Конверсия и % закрытий
Если из 100 показанных подрядчиком резюме одобрено меньше 20%, то это посредственный результат. Ваш собственный рекрутинг может работать с такими же показателями, если не лучше.

На практике это выглядит так: вам приносят десятки CV, вы проводите интервью с кандидатами, и где-то 1-2 действительно подойдут. Преимущество работы с аутстафом — экономия ресурсов, и вам стоит этим воспользоваться.

Важно, чтобы от подрядчика шло стабильное качество, а не разовые всплески. Если кандидаты на собеседованиях хорошо себя показывают, то и в работе будет на том же уровне. Работа с аутстаф-разработчиками в этом плане более управляемая, чем в случае с «рыночными» соискателями.

Конечно, бывает и обратное — разработчик прошёл этап интервью, но в работе начались проблемы. Это тоже вопрос качества поставщика. Ведь если позиция закрывается накруткой опыта или натягиванием грейда, то ценность таких кадров невелика.

— Иван, CTO traveltech-компании

Этот параметр уже на старте показывает, сколько ресурсов вам придется потратить на оценку кандидатов. Мы в компании вывели метрику Полярной звезды: один показ — одно одобрение. Это экономит и время клиента, и наши ресурсы. Лучше показать 1-3 резюме и получить результат, чем спамить кандидатами с рынка на авось.

eLT на проекте или Стабильность команды

Клиенты бывают двух типов: проектные, где есть начало и конец, и продуктовые.

В первом случае мы должны обеспечить работу ИТ-специалиста на проекте от начала и до конца, учитывая интересы заказчика и специалиста.

А вот продуктовые команды нацелены на длительный срок сотрудничества в связи с непрерывным развитием продукты, и границы между инхаусом и аутстафферами максимально сокращены. Это помогает сплотиться и быстрее демонстрировать высокий уровень результата.

Но можно ли заметить разницу сразу?

Первые 3 месяца это, по сути, онбординг и адаптация. Это долина смерти, где всё может пойти не так. Только на 3-6 месяц начинается привыкание и органичное встраивание в процессы. И если началась текучка, то команда потеряет мотивацию проводить качественный онбординг — нужен надёжный и заинтересованный ИТ-специалист.

Мне как тимлиду больно узнавать, что спустя всего пару недель работы человек уходит с проекта. Получается, не только онбордили зря, но ещё и у команды время отняли.

— Олег, TL foodtech-компании

Складываем в SLA

Клиенты ставят работу с подрядчиками ИТ-услуг на промышленные рельсы и предпочитают опираться на факты, сравнивая их эффективность.

Ведь хочется как можно лучше понимать, кто из 100 компаний топ-перформер, а не лев толстой.

Мы с клиентами работаем по SLA. Это гарантия того, что клиент получит результат, который оправдает его ожидания, в определённый срок.

SLA (Service Level Agreement) — это документ, который определяет обязательства и ответственности между поставщиком услуг (например, компания, предоставляющая ИТ-услуги) и клиентом (пользователем услуг). В SLA обычно указаны критерии качества и уровни обслуживания, которые должны быть достигнуты или поддержаны.

Уровни обслуживания (SL)

Сюда входит определение конкретных метрик и показателей для измерения производительности услуги, таких как скорость подбора, конверсия, eLT.

— Устанавливаем требования к квалификации и опыту персонала, назначенного на проект.

— Гарантируем предоставление замены в случае отсутствия основного разработчика по какой-либо причине.

— Отмечаем правила по пересмотру ставок.

— Прописываем границы по % конверсии, минимальному объему отгрузок для сохранения права получать будущие запросы, стабильность LT ресурсов.

Обязательства по уровням обслуживания

Описываем, что мы как поставщики услуг обязуемся предоставить клиенту: время реакции на запросы, организации замены или оффбординга.

Например: замена аутстаф-разработчика на специалиста соответствующего уровня займёт 3 рабочих дня.

Более наглядно в таблице:

Процедуры мониторинга и отчётности

Определяем, как будем отслеживать и измерять метрики SL, какую информацию будем передавать клиенту в отчётах.

Сюда же:

• Как часто и в каком формате делимся отчётами о ходе выполнения работ и достижении ключевых моментов проекта.
• Какие каналы коммуникации используем для быстрого решения вопросов и проблем между клиентом и аутстаф-командой на проекте.

Штрафные санкции и компенсации

С нашей стороны:

Указание на возможные штрафы или компенсации в случае нарушения условий SLA. Тут всё проще. Рост заказа и чека, либо отказ от ваших услуг и пропуск более эффективных компаний вперед.

Со стороны клиента:

Приземление, переход в штат. Мы выбираем заранее договориться, что делать в таких случаях, а не притворяться, что этого никогда не произойдёт. Но обе стороны должны понимать риски и ответственность.

Как с этим работать?

Расскажу на нашем опыте, как мы используем ключевые данные на всех этапах коммуникации с клиентом.

В коммерческое предложение добавляем общую статистику, на пресейле актуализируем данные по запрашиваемому стэку. После подписания составляем SLA, где также обозначаем сроки подбора, конверсию, ставки и остальные пункты, о которых говорили выше.

Но на этом не заканчивается. Раз в месяц делимся с клиентами отчётами о работе специалистов, который готовим на основе фидбека команды. В случае, если что-то идёт не так, у нас есть возможность своевременно узнать о проблеме и решить её.

А о том, насколько это эффективно (и не избыточно ли), судить клиентам, которые на своей стороне тоже собирают данные об эффективности поставщиков.  

Будет интересно узнать мнение представителей клиентов о том, как они оценивают эффективность аутстаф-подрядчиков. Обращаете ли вы внимание на метрики? Что для вас важно в поставщике?

А если среди вас есть аутстафферы — какие тренды и изменения вы заметили в работе?

‍